Kontakt os på 86 41 59 00 eller skriv
 
 
 
 
 
 
PERSONDATAPOLITIK
Håndtering af personoplysninger hos foreningen Hjælp Voldsofre
 
 
1. Indledning
Foreningen Hjælp Voldsofre behandler personoplysninger i en lang række situationer. Vi er derfor også meget opmærksomme på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde.
I denne persondatapolitik kan du læse nærmere om, hvordan foreningen behandler personoplysninger om foreningens medlemmer og deltagere til vores mange arrangementer. Derudover beskriver vi nedenfor, hvordan vi behandler personoplysninger om de ofre, som benytter foreningens tilbud.
Foreningens behandling af dine personoplysninger lever op de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. Vi gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som et medlem eller offer ønsker slettet, og som foreningen ikke længere har noget grundlag for at behandle.
I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes Hjælp Voldsofre som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til os. Nedenfor finder du alle nødvendige kontaktoplysninger:
 
Hjælp Voldsofre
Rådhusstræde 7, 1.
8900 Randers C
Telefon: 86 41 59 00
CVR nr.: 11874975
Mail: voldsofre@voldsofre.dk

Vi indsamler en række personoplysninger om dig, når du kontakter os enten via vores kontaktformular på hjemmesiden eller pr. e-mail, idet vi opbevarer din henvendelse, indtil vi har færdigbehandlet den. Du har altid mulighed for at kontakte os anonymt. I så fald skal du blot oplyse os herom, hvorefter vi vil undlade at notere dine kontaktoplysninger ned. Nedenfor kan du læse mere om, hvordan vi behandler din henvendelse alt afhængig af, om den drejer sig om en konkret voldssag eller et medlemskab af Hjælp Voldsofre.

2. Behandling af personoplysninger om ofre og de involverede personer
Foreningen Hjælp Voldsofre har til formål at hjælpe personer, som har været udsat for vold, røveri, voldtægt eller andre seksuelle overgreb, trygt videre i livet. Vores rådgivningen og hjælp omfatter bl.a.:
Advokatbistand
Psykologhjælp
Erstatningsspørgsmål
Skadesanmeldelse/ansøgning om erstatning 
I forbindelse med din henvendelse foretager vores sagsbehandlere en vurdering af dit behov på baggrund af de indhentede oplysninger med henblik på at kunne vejlede dig bedst muligt om den nødvendige hjælp og det videre forløb. På vores hjemmeside har vi nærmere beskrevet, hvordan vi arbejder, og hvordan vejledningen normalvis foregår.  
 
Ovennævnte betyder, at vi behandler en lang række personoplysninger om dig, idet vi er nødt til at kende din historie for bedst at kunne vejlede dig og dermed give dig den optimale hjælp.
 
Når vi modtager en henvendelse fra dig i forbindelse med, at du har været udsat for en voldshændelse, noterer vi din historie ned i et interviewskema. Dette bruger vi til at vurdere, om og i hvilket omfang vi kan tilbyde dig hjælp til at komme videre. Hvis ikke din henvendelse udvikler sig til en sag hos os, sletter vi oplysningerne igen efter en periode på 12 måneder (se nærmere nedenfor).  
 
Vi indhenter kun kontaktoplysninger på dig, hvis det vurderes, at der muligvis kan komme en sag ud af din henvendelse, og du selv ønsker at meddele os dine kontaktoplysninger. Hvis du ikke præsenterer dig eller ønsker at være anonym, noterer vi alene anonymiserede oplysninger ned. Det er således helt op til dig selv, om du ønsker at være anonym, når du henvender dig til Hjælp Voldsofre.
 
Hvis din henvendelse resulterer i, at vi opretter en sag, vil vi i forbindelse med sagsbehandlingen behandle alle de personoplysninger, som knytter sig til selve voldsepisoden. Det drejer sig om dine kontaktoplysninger, datoen for din henvendelse, dato for den pågældende handling/voldsepisode og selve hændelsesforløbet. Derudover indhenter vi i visse tilfælde oplysninger om tidspunkt og sted for politianmeldelse, navn på den rapportoptagende politibetjent, oplysninger om hvilken læge og/eller psykolog, du er tilknyttet, samt eventuelt om hvilken advokat, der varetager sagen på dine vegne. Vi indhenter/modtager oftest under sagsbehandlingen en lang række dokumenter, som har tilknytning til voldsepisoden. Derudover indhenter vi samtykke til at behandle dit CPR-nummer, som vi bruger af administrative hensyn og som følge af, at vi oftest bliver bedt om at oplyse det, når vi indhenter relevante dokumenter i sagen fra myndigheder.  
 
Vi behandler typisk også en række følsomme personoplysninger om dig, som knytter sig til selve voldsepisoden. Det kan være oplysninger om din race eller etnisk oprindelse, religiøs overbevisning, dine helbredsoplysninger, seksuelle forhold og/eller strafbare forhold. Ved opstarten af en konkret sag indhenter vi derfor dit samtykke til at behandle disse følsomme personoplysninger. 

Som et led i håndteringen af sagen kan det også forekomme, at vi bliver oplyst om gerningsmanden, eventuelle vidner eller dine pårørende. Der indhentes dog aldrig kontaktoplysninger på de pågældende, og Hjælp Voldsofre noterer kun anonymiserede oplysninger ned om andre personer, som har været involveret i voldsepisoden. Vi opfordrer dog oftest til, at du afgiver alle de relevante oplysninger om de personer, som har været involveret i voldsepisoden, til politiet.
Det kan endvidere forekomme, at vi modtager personoplysninger om andre end dig i forbindelse med, at vi modtager diverse dokumenter fra dig, politi eller din advokat. I så fald behandler vi disse personoplysninger fortroligt, og vi vil - af hensyn til overholdelse af vores tavshedspligt - ikke informere disse personer om, at vi behandler deres personoplysninger. 

I forbindelse med vores håndtering af sagen beder vi dig altid oplyse, hvorvidt sagen er anmeldt til politiet, fordi det kan have betydning i forhold til foreningens håndtering af sagen.

3. Behandling af personoplysninger om medlemmer
Du kan sagtens være medlem af foreningen Hjælp Voldsofre uden selv at være offer. Vi oplever blandt andet, at mange pårørende til et offer er medlem hos os. Hvis du ønsker at blive medlem, kan du altid kontakte os telefonisk, pr. e-mail eller via den indmeldelsesformular, du finder på vores hjemmeside.
For at kunne administrere et medlemskab og opkræve kontingent behandler vi dine kontaktoplysninger, herunder navn, fysisk adresse og mailadresse. Disse oplysninger registreres i vores medlemskartotek. Der sendes årlige kontingentopkrævninger ud pr. mail eller med fysisk post.
Ved oprettelse af et medlemskab vil du modtage et velkomstbrev, som dokumenterer dit medlemskab. Derefter sendes vi dig løbende medlemsbreve til den e-mailkonto eller fysiske adresse, som du har oplyst til os. Du kan altid kontakte os, hvis du ikke længere ønsker at modtage vores medlemsbreve elle rønsker udmeldelse af foreningen.
 
Foreningen udarbejder statistisk materiale over medlemstilgangen, men disse oplysninger er altid anonymiserede og anvendes kun til intern brug i foreningen.
 
4. Behandling af personoplysninger i forbindelse med arrangementer
Udover vejledning og rådgivning til ofre, afvikler foreningen også konkrete arrangementer/projekter, som har til formål at hjælpe ofre og pårørende tilbage til en så normal tilværelse som muligt. I den forbindelse håndterer vi ligeledes en række personoplysninger i form af kontaktoplysninger på deltagerne til arrangementerne og de personer, som skal holde oplæg eller på anden måde bidrage under arrangementet.
 
Under afholdelsen af arrangementer vil vi lejlighedsvist tage nogle situationsbilleder, som lægges på de sociale medier og/eller vores hjemmeside. Billederne her dermed til formål at vise en bestemt begivenhed eller aktivitet, og formålet med at offentliggøre dem er at oplyse medlemmer og andre interesserede om de aktiviteter, vi afholder. Vi vil dog i alle tilfælde informere deltagerne om, at der tages billeder, ligesom vi vil opfordre til, at man giver os besked, hvis ikke man ønsker at være med på billederne.
 
5. Behandling af personoplysninger om samarbejdspartnere Formålet med at behandle personoplysninger om ofrene er at kunne tilbyde den vejledning og rådgivning, som er foreningens formål.  Rådgivningen kan derfor også omfatte advokatbistand og psykologhjælp, og som følge heraf har foreningen også en liste med kontaktoplysninger på en række advokater og psykologer, som ofret kan henvises til. Derudover vil foreningen også ofte behandle kontaktoplysninger på ofrets læge, hvis dette er relevant for den konkrete sagsbehandling.
 
Vi behandler endvidere kontaktoplysninger på en række psykologer, læger, advokater mv. i forbindelse med, at disse er indlægsholdere på diverse arrangementer, som foreningen afvikler.
 
6. Opbevaringsperiode
De ovennævnte interviewskemaer, som vi udarbejder i forbindelse med din første henvendelse, gemmes i 12 måneder, idet foreningen erfaringsmæssigt ved, at de personer, som ønsker hjælp, vender tilbage inden for de første 12 måneder efter første henvendelse. Hvis vi opretter en sag i forlængelse af din henvendelse, vil interviewskemaet blive knyttet op på denne sag.
 
Når vi afslutter en konkret sag, vil alle sagsakterne blive arkiveret i et aflåst og brandsikret skab. Vi opbevarer derefter sagen på arkiv i tre år efter, at sagen er endelig afsluttet, og vi har ved opstarten af sagen indhentet samtykke fra dig til at opbevare sagsakterne i denne periode. Opbevaringsperioden er fastsat ud fra, at vi har erfaret, at flere ofre vender tilbage inden for en periode tre år fra afslutningen af sagen, og vi vil derfor gerne kunne genoptage sagen, hvis der er behov herfor.
 
Hvis vi har tilbudt ofret psykologhjælp eller anden hjælp, og foreningen afholder udgiften hertil, vil vi dog gemme al bogføringsmateriale i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som materialet er bogført i. Disse opbevares i en aflåst skuffe sammen med øvrige regnskabsbilag.

I forhold til personoplysninger om medlemmer opbevarer vi disse så længe, at medlemskabet består. Hvis et medlem melder sig ud, eller medlemskabet af andre årsager ophører, sletter vi vedkommende fra det fysiske og elektroniske medlemskartotek. Dog opbevares alle bilag fra indbetalinger fra medlemmer i 5 år fra indbetalingstidspunktet af hensyn til opfyldelse af bogføringsloven. Disse opbevares i en aflåst skuffe sammen med øvrige regnskabsbilag.
Tilmeldinger til arrangementerne sker pr. mail eller via Facebook, og foreningen sletter kontaktoplysninger på deltagerne, når arrangementet er afviklet. 
Øvrige kontaktoplysninger på samarbejdspartnere opbevares og behandles så længe, der fortsat består et samarbejdsforhold.

7. Videregivelse og indhentelse af dine personoplysninger
Der vil ikke ske videregivelse af dine personoplysninger, medmindre der er givet udtrykkeligt (skriftligt) samtykke hertil. Foreningen kan henvise ofre til advokater og psykologer mv., men hvis der i den forbindelse sker videregivelse af personoplysninger, sker dette altid efter et samtykke.
 
Hjælp Voldsofre vil i nogle tilfælde advisere en advokat om mulig ny klient uden, at der er indhentet samtykke fra dig. Dette sker dog i givet fald i anonymiseret form og først efter en mundtlig samtale med dig. Den anonyme henvendelse sker da i givet fald for, at advokaten har mulighed for at verificere, at du er tilknyttet Hjælp Voldsofre, når først du selv henvender dig til advokaten.
 
Hjælp Voldsofre indhenter desuden lejlighedsvist personoplysninger om dig fra din advokat, læge eller psykolog. Dette sker dog altid på baggrund af et skriftlig samtykke fra dig.
 
8. Sikker behandling af dine personoplysninger
Foreningen behandler alle personoplysninger fortroligt, og vi har foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse eller ændring, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.
 
Vi gemmer dine personlige oplysninger på computere med begrænset adgang, som er placeret i kontrollerede faciliteter, og vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende. Derudover tager vi jævnligt backup af alle vores elektroniske data, og vi har beskyttet os ved at have installeret blandt andet antivirussoftware og firewalls.
 
9. Ved ændringer i persondatapolitikken
Det kan være aktuelt og nødvendigt for foreningen at ændre den gældende persondatapolitik, herunder f.eks. ved ændringer i vores arbejdsprocesser eller i lovgivningen. Vi forbeholder os derfor retten til at opdatere og ændre denne persondatapolitik. Du vil altid kunne finde den gældende persondatapolitik på vores hjemmeside, og hvis vi ændrer politikken væsentligt, vil vi give dig besked i form af en synlig meddelelse på vores hjemmeside.
 
10. Dine rettigheder og klageadgang
Ovenfor er det beskrevet, hvilke personoplysninger foreningen behandler om dig, hvad grundlaget er herfor, og hvor længde de opbevares, idet vi har pligt til at informere dig herom. Hvis du har spørgsmål hertil eller ønsker yderligere oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os.
 Hvis det er din opfattelse, at vi behandler urigtige eller vildledende oplysninger om dig, har du ret til at anmode om at få rettet oplysningerne. Ved modtagelse af en sådan anmodning, tager vi stilling til, om oplysningerne skal rettes.
 Foreningen er i nogle tilfælde forpligtede til at slette dine personoplysninger. Dette gælder eksempelvis, hvis vi ikke længere har et formål med at behandle personoplysningerne, eller hvis du tilbagekalder et samtykke, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle dine personoplysninger. Hvis du ønsker at anmode os om at slette dine personoplysninger eller tilbagekalde et samtykke overfor os, skal du derfor blot kontakte os.
 
Du har også altid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en sådan indsigelse, vil vi vurdere, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, imens vi vurderer indsigelsen. Derudover har du i nogle tilfælde ret til at få udleveret sine personoplysninger på et elektronisk læsbart medie (dataportabilitet).
 
Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder, skal du sende en anmodning herom til foreningen. Du kan rette henvendelse til os ved at skrive til denne e-mailadresse: voldsofre@voldsofre.dk.
 
Ud over ovenstående har du også mulighed for at klage til Datatilsynet over behandlingen af dine personoplysninger.
 
Hvis du har spørgsmål i forhold til vores behandling af dine personoplysninger, er du også meget velkommen til at kontakte os på ovennævnte mailadresse.